Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenmesi̇, Korunması, Saklanması ve İmha Poli̇ti̇kası

ADA GÖZ ÖZEL SAĞLIK HİZMETLERİ

1. AMAÇ

Bu Politikanın amacı; Şirket tarafından işlenen kişisel verilerin hukuka uygun elde edilmesi, kullanılması, paylaşılması, korunması ve işleme şartları sona erdiğinde silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin kuralları belirlemektir. Politika; hasta mahremiyeti, kişisel sağlık verileri, tıbbi görüntüler ve cerrahi süreçler başta olmak üzere yüksek riskli veri kümelerinde hesap verebilir, ölçülü, izlenebilir ve güvenli bir veri yaşam döngüsü kurar.

2. KAPSAM

Politika; hastalar, hasta adayları, refakatçiler, kanuni temsilciler ve yakınlar, çalışanlar ve adaylar, hekimler, sağlık meslek mensupları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçiler/hizmet sağlayıcılar ve bunların personeli ile iletişim kurulan diğer gerçek kişilere ait, Şirketin sorumluluğundaki tüm fiziksel ve elektronik kayıtları kapsar.

• Hasta kabul, randevu, kimlik doğrulama, muayene, teşhis, tedavi, cerrahi işlem ve taburculuk/takip süreçleri.
• Göz hastalıkları muayenesi, lazer uygulamaları, katarakt ve diğer cerrahi işlemler, tıbbi görüntüleme, reçete, rapor ve acil müdahale süreçleri.
• Hasta hakları, refakatçi, çağrı merkezi, güvenlik, kamera, ziyaretçi, otopark ve fiziksel alan süreçleri.
• İnsan kaynakları, bordro, iş sağlığı-güvenliği, muhasebe, tahsilat, sözleşme, hukuk ve tedarik süreçleri.
• Web sitesi, çerezler, elektronik iletişim, çağrı/mesaj, HBYS, PACS/DICOM ve diğer klinik sistemler, e-posta, yedek ve tıbbi arşivler.

2.1 Politikanın niteliği ve bağlı belgeler

Bu Politika, veri sorumlusunun üst düzey kurumsal kurallarını ve azami saklama–imha yaklaşımını belirler. Günlük uygulama; veri envanteri, saklama cetveli, Bilgi Güvenliği Prosedürleri, Özel Nitelikli Veri Politikası, ilgili kişi başvuru prosedürü, tedarikçi sözleşmeleri ve birim iş akışlarıyla yürütülür.

• Politika bir aydınlatma veya açık rıza metni değildir; veri işleme için tek başına hukuki sebep oluşturmaz.
• Politikadaki süreler azami sürelerdir. Amaç ve tüm hukuki sebepler daha önce sona ererse veri daha erken imha edilir.
• Kamuya açık nüshada güvenlik mimarisi ve ticari sırlar yayımlanmaz; kontrollü iç nüsha uygulama ayrıntılarını içerir.
• Envanter, VERBİS, aydınlatma, sözleşme ve fiilî sistem birbiriyle çelişemez; değişiklikler birlikte yönetilir.

3. DAYANAK

Politika başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasasının 20. maddesi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik, 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 1219 sayılı Kanun, Hasta Hakları Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik, ayakta teşhis ve tedavi yapılan özel sağlık kuruluşlarına ve tıbbi kayıt/arşiv hizmetlerine ilişkin uygulanabilir sağlık mevzuatı, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Kanun, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 5651 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuata dayanır.

4. TANIMLAR

5. KİŞİSEL VERİ İŞLEME İLKELERİ

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme.
• İşleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
• İlgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacı için gerekli süre kadar muhafaza etme.
• Hasta mahremiyetini; çocuk, yaşlı, engelli ve iletişim desteğine ihtiyaç duyan hastaların kırılganlığını ayrıca gözetme.

“İleride gerekebilir” düşüncesi tek başına veri toplama veya saklama gerekçesi değildir. Aynı amaca daha az veriyle ulaşılabiliyorsa daha az müdahaleci yöntem seçilir.

5.1 Kişisel veri yaşam döngüsü

Her veri kümesi aşağıdaki yaşam döngüsü boyunca izlenebilir biçimde yönetilir:

1. Planlama — Amaç, ilgili kişi, veri kategorisi, hukuki şart, alıcı, sistem, saklama ve güvenlik belirlenir.
2. Toplama — Yalnız gerekli veri, aydınlatma yapılarak ve onaylı kanaldan elde edilir.
3. Kullanma — Görev ve amaçla sınırlı erişim uygulanır; doğruluk ve güncellik korunur.
4. Aktarma — Alıcı, hukuki şart, asgari veri, yurt dışı erişim ve güvenlik doğrulanır.
5. Aktif saklama — Günlük süreçte gereken kayıt, uygun sistem ve yetkiyle tutulur.
6. Pasif arşiv — Günlük kullanım sona ermiş ancak kanuni/hukuki saklama süren kayıt erişimi daraltılmış arşive alınır.
7. İmha adayı — Süresi ve işleme şartı biten kayıt imha listesine alınır; hukuki bekletme kontrol edilir.
8. Silme/yok etme/anonimleştirme — Ortama ve amaca uygun yöntem yetkili kişilerce uygulanır.
9. Doğrulama ve kanıt — Sonuç örneklem, sistem raporu, imha sertifikası veya çift kontrolle doğrulanır ve tutanağa bağlanır.

Geçici liste, yerel indirme, e-posta eki, rapor çıktısı ve önbellek gibi ikincil kopyalar da yaşam döngüsüne dâhildir; yalnız ana kaydın silinmesi yeterli değildir.

6. İŞLEME ŞARTLARI VE HUKUKİ SEBEP YÖNETİMİ

6.1 Genel nitelikli kişisel veriler

Kişisel veriler, Kanunun 5. maddesindeki şartlardan en az birinin varlığı hâlinde işlenir: kanunda açıkça öngörülme; fiilî imkânsızlık hâlinde hayat/beden bütünlüğünün korunması; sözleşmenin kurulması veya ifası; hukuki yükümlülük; ilgili kişinin alenileştirmesi ve alenileştirme iradesine uygunluk; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; temel haklara zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat. Bu şartlardan hiçbiri yoksa ve işlem isteğe bağlıysa açık rıza değerlendirilir.

6.2 Özel nitelikli kişisel veriler

Özel nitelikli veriler, Kanunun güncel 6. maddesindeki şartlardan uygun olanına dayanılarak ve Kurulca belirlenen yeterli önlemler alınarak işlenir. Açık rıza tek ve varsayılan hukuki sebep değildir. Kanunda açıkça öngörülme, hayat/beden bütünlüğünün korunması, kişinin alenileştirdiği veriye uygun işleme, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, istihdam ve iş sağlığı-güvenliği yükümlülükleri, sır saklama yükümlülüğü altındaki kişilerce sağlık hizmetleri ve kanunda sayılan diğer şartlar somut işlem bakımından ayrı ayrı değerlendirilir.

Sır saklama yükümlülüğü altındaki hekim ve sağlık personelinin klinik erişimi ile danışma, çağrı merkezi, muhasebe, güvenlik veya idari personelin erişimi aynı değildir. İdari birimlere tanı ve ayrıntılı sağlık öyküsü değil, yalnız görevin gerektirdiği asgari operasyon bilgisi açılır.

6.3 Açık rıza ve aydınlatma ayrımı

Aydınlatma, veri işlemenin hukuki sebebinden bağımsız bir yükümlülüktür. Açık rıza gereken işlemlerde rıza metni aydınlatmadan ayrı sunulur; belirli, anlaşılır ve seçenekli olur. Sağlık hizmetinin sunulması için zorunlu olmayan tanıtım görseli/video, deneyim paylaşımı, ticari ileti veya benzeri amaçlar ayrı ayrı yönetilir. Rızanın geri alınması ileriye etkili sonuç doğurur; sağlık mevzuatı, hukuki yükümlülük veya hakların korunmasına dayanan zorunlu saklama devam edebilir.

7. VERİ KONUSU KİŞİ GRUPLARI VE VERİ KATEGORİLERİ

Hasta / hasta adayı: Kimlik, iletişim, randevu, sigorta/provizyon, anamnez, muayene, teşhis, tedavi, reçete, rapor, ameliyat/işlem, tıbbi görüntü, biyometrik/genetik veri varsa ilgili kayıt, görsel-işitsel ve güvenlik verileri.

Kanuni temsilci / refakatçi / hasta yakını: Kimlik, iletişim, temsil ve yetki belgeleri, acil iletişim, mali işlem, talep-şikâyet ve iletişim tercihleri.

Çalışan / aday / stajyer: Kimlik, iletişim, özlük, mesleki deneyim, eğitim, bordro-banka, SGK, performans, disiplin, erişim/güvenlik, sağlık ve iş sağlığı-güvenliği.

Ziyaretçi / refakatçi: Gerektiği ölçüde kimlik ve iletişim, giriş-çıkış, ziyaret/refakat amacı, kamera görüntüsü ve araç bilgisi.

Tedarikçi / hizmet sağlayıcı: Kimlik, iletişim, imza, sözleşme, mali ve hukuki işlem, erişim/güvenlik, çalışan bilgisi.

Diğer kişiler: Hukuki uyuşmazlık, olay/şikâyet, acil durum, referans veya yetkili kamu talebi kapsamında gerekli veriler.

8. İŞLEME AMAÇLARI

• Randevu, hasta kabul, kimlik doğrulama, muayene, teşhis, tedavi, cerrahi işlem, taburculuk ve kontrol süreçlerini yürütmek.
• Hasta/kanuni temsilci ilişkisi, sağlık hizmeti sözleşmesi, provizyon, ücret/tahsilat, fatura ve iletişim süreçlerini yürütmek.
• Hastanın sağlık ve beden bütünlüğünü korumak; tıbbi değerlendirme, ilaç/alerji kontrolü, enfeksiyon güvenliği ve acil müdahaleyi yürütmek.
• Tıbbi görüntüleme, ölçüm, laboratuvar, konsültasyon, reçete, rapor, ameliyat ve implant/lens izlenebilirliğini sağlamak.
• Hasta hakları, refakatçi, ziyaretçi, bina güvenliği, kamera ve olay yönetimi süreçlerini yürütmek.
• İnsan kaynakları, işe alım, özlük, bordro, SGK, performans, disiplin, eğitim ve iş sağlığı-güvenliği süreçlerini yürütmek.
• Muhasebe, vergi, satın alma, tedarik, denetim, hukuk ve resmî bildirim yükümlülüklerini yerine getirmek.
• Bilgi sistemleri, erişim, yedekleme, olay yönetimi, iş sürekliliği ve veri güvenliğini sağlamak.
• Ayrı hukuki şartı bulunması hâlinde kurumsal tanıtım, etkinlik duyurusu ve ticari elektronik ileti süreçlerini yürütmek.

9. VERİ TOPLAMA KANALLARI

Veriler; fiziki/dijital randevu ve hasta kabul formları, sağlık hizmeti sözleşmeleri, e-Nabız/MEDULA ve diğer yetkili kamu sistemleri, HBYS, PACS/DICOM, tıbbi cihazlar ve ölçüm sistemleri, kurumsal e-posta/telefon/SMS, web sitesi ve çerezler, kamera ve erişim sistemleri, muayene ve müdahale kayıtları, çağrı merkezi, bordro-muhasebe sistemleri, olay/şikâyet formları ve yetkili üçüncü kişiler üzerinden otomatik, kısmen otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanabilir.

10. AKTARIM

10.1 Yurt içi aktarım

Kişisel veriler; Sağlık Bakanlığı ve bağlı sistemler, SGK/MEDULA, e-Nabız, yetkili kamu kurumları, mahkemeler/kolluk, konsültasyon ve sevk kuruluşları, laboratuvar ve görüntüleme hizmetleri, sigorta şirketleri, mali müşavir-banka-ödeme hizmetleri, iş sağlığı-güvenliği, tıbbi cihaz/implant tedarikçileri, bilişim-barındırma/yedekleme sağlayıcıları ve hukuk danışmanları gibi alıcılara yalnız Kanunun 8. maddesindeki şartlar, sağlık mevzuatı, amaçla sınırlılık ve gerekli güvenlik tedbirleri sağlanarak aktarılır. Hizmet sağlayıcı sözleşmelerinde talimata uygun işleme, gizlilik, alt işleyen, olay bildirimi, iade/imha ve denetim hükümleri yer alır.

10.2 Yurt dışı aktarım

Bulut, e-posta, çevrim içi konsültasyon, görüntüleme analizi, tıbbi cihaz veya yazılım desteği gibi bir hizmetin veriyi yurt dışına aktarması ya da yurt dışından erişilebilir kılması hâlinde Kanunun güncel 9. maddesindeki yeterlilik kararı, uygun güvence (standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya kanunda sayılan diğer güvence) veya arızi hâl şartlarından uygulanabilir olanı işlem başlamadan önce doğrulanır. Standart sözleşme kullanılıyorsa Kuruma bildirim dâhil ilgili yükümlülükler yerine getirilir. Geçerli mekanizma yoksa aktarım yapılmaz.

11. KAYIT ORTAMLARI

Elektronik: HBYS, PACS/DICOM ve tıbbi cihaz sistemleri, e-Nabız/MEDULA ve yetkili sağlık platformları, sunucu, bilgisayar, kurumsal e-posta, bulut hizmeti, veri tabanı, ağ ve güvenlik logları, kamera kayıt cihazı, mobil cihaz, yedek ortam, web ve çerez kayıtları.

Fiziksel: Hasta dosyası, anamnez ve muayene formu, aydınlatılmış onam, ameliyat/işlem evrakı, reçete/rapor, tıbbi görüntü çıktısı, özlük ve çalışan sağlık dosyası, sözleşme, muhasebe belgesi, ziyaretçi kaydı, teslim/zimmet formu ve arşiv.

Üçüncü taraf sistemi: Yetkilendirilmiş sağlık/kamu sistemi, SGK/e-Nabız, banka/ödeme, bordro, laboratuvar, görüntüleme, sigorta, sağlık/İSG, tıbbi cihaz veya bilişim hizmet sağlayıcı sistemleri; hukuki şart, veri işleme sözleşmesi ve erişim kontrolüyle.

11.1 Asıl kayıt, kopya ve kayıt ortamı sahibi

• Her veri kümesi için asıl kayıt sistemi ve iş sahibi envanterde gösterilir. Aynı verinin birden fazla sistemde asıl kayıt olarak tutulması gerekçelendirilir.
• E-posta eki, masaüstü indirmesi, Excel çalışma listesi, basılı çıktı ve mesajlaşma kopyası asıl kayıt değildir; iş tamamlanınca daha kısa sürede silinir/imha edilir.
• Hasta dosyası, tıbbi görüntüler ve aydınlatılmış onamların asıl ortamı ayrı tanımlanır; hekim/çalışan cihazı, ortak klasör, mesajlaşma uygulaması veya e-posta ikinci klinik arşiv hâline getirilmez.
• Tedarikçi sistemi, bulut, laboratuvar/görüntüleme, tıbbi cihaz uzaktan destek sistemi ve mobil cihazdaki kopyalar veri işleme envanteri ile tedarikçi eklerinde gösterilir.
• Kayıt ortamı sahibi; erişim, yedek, saklama olayı, imha yöntemi ve teknik kısıtların güncelliğinden sorumludur.

12. SAKLAMA SÜRESİNİ BELİRLEME KURALLARI

• Önce uygulanabilir mevzuatta açık süre bulunup bulunmadığı belirlenir.
• Birden çok süre varsa, işleme şartı ve hukuki talep/denetim ihtiyacı bakımından geçerli olan en uzun zorunlu süre uygulanır; süresiz saklama yapılamaz.
• Mevzuatta süre yoksa amaç, veri hassasiyeti, ilgili kişinin makul beklentisi, hasta güvenliği, kırılgan kişilerin korunması, zamanaşımı ve olası uyuşmazlık ihtiyacı dikkate alınarak azami süre belirlenir.
• Süre başlangıcı tabloda belirtilen olaydır: ilişkinin sona ermesi, belgenin düzenlenmesi, kaydın oluşması, adaylık sürecinin kapanması veya rızanın geri alınması gibi.
• Yasal saklama emri, devam eden dava/denetim veya resmî makam talebi varsa yalnız ilgili veri için imha askıya alınır; sebep ve kapsam kayıt altına alınır.
• Asıl kayıt ile geçici kopya, çalışma listesi, yerel indirme ve yedeklerin süreleri ayrıca yönetilir; geçici kopya amacın tamamlanmasıyla daha erken silinir.

12.1 Saklama süresi hesaplama ve başlangıç olayı

Saklama cetvelinde yalnız yıl sayısı değil, sürenin başladığı olay açıkça yazılır. Belirsiz 'işlem sonu' ifadeleri yerine aşağıdaki olaylardan uygun olanı kullanılır:

• Hastanın son başvuru, son muayene, tedavi/ameliyatın tamamlanması veya sağlık hizmeti ilişkisinin sona erme tarihi.
• Sağlık hizmeti sözleşmesinin sona ermesi, son tahsilat/fatura, dosyanın kapanması veya uyuşmazlığın kesin sona ermesi.
• Çalışanın iş ilişkisinin sona ermesi, bordro/SGK kaydının oluşması veya İSG olayının kapanması.
• Adaylık sürecinin kapanması, pozisyonun doldurulması veya adayın başvurusunu geri çekmesi.
• Kamera kaydının oluşma tarihi; randevu, çağrı, ziyaret, müdahale veya olayın gerçekleşme tarihi.
• Açık rızanın geri alınması; yalnız rızaya dayalı amaç bakımından geri alma tarihi.
• Sözleşme, fatura, muhasebe, denetim veya resmî belgenin düzenlenme/kayıt tarihi.

Birden çok hukuki süre aynı kayda uygulanıyorsa süre dayanakları ayrı kaydedilir. En uzun zorunlu süre uygulanırken daha kısa amaçlar sona erdiğinde erişim ve kullanım o zorunlu amaçla sınırlandırılır. Yeni bir uyuşmazlık doğması otomatik süresiz saklama yaratmaz; hukuk birimi kapsamlı ve süreli hukuki bekletme kaydı açar.

12.2 Süre belirleme kararının belgelenmesi

• Mevzuat maddesi, sözleşme/hak talebi ve iş amacı ayrı ayrı gösterilir.
• Verinin hassasiyeti, hasta güvenliği ve mahremiyet üzerindeki etkisi, klinik izlenebilirlik, ihlal riski ve yeniden ihtiyaç olasılığı değerlendirilir.
• Saklama süresi olmayan geçici iş kopyaları için olay bazlı kısa silme kuralı tanımlanır.
• Süre kararı iş sahibi, hukuk/KVKK ve kayıt ortamı sahibi tarafından doğrulanır; üst yönetim cetveli onaylar.
• Mevzuat değişikliğinde sürenin uzaması veya kısalması, geçmiş kayıtlar ve ilgili kişi beklentisi bakımından ayrıca değerlendirilir.

13. SAKLAMAYI GEREKTİREN BAŞLICA SEBEPLER

Sağlık ve tıbbi arşiv mevzuatı; hasta güvenliği, teşhis ve tedavi sürekliliği; reçete, rapor, onam ve cerrahi izlenebilirlik; iş, sosyal güvenlik, iş sağlığı-güvenliği, vergi ve ticaret hukuku yükümlülükleri; sözleşmenin kurulması/ifası; bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması; yetkili makam talepleri; bilgi güvenliği ve meşru menfaatler. Açık rıza yalnız rıza gerektiren belirli isteğe bağlı işlemler için saklama sebebi olabilir.

14. İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLER

• İşleme amacının ve Kanunun 5 veya 6. maddesindeki tüm işleme şartlarının sona ermesi.
• İlgili mevzuatın değişmesi veya işleme faaliyetinin hukuka aykırı olduğunun tespiti.
• Saklama süresinin dolması ve geçerli bir hukuki saklama sebebi bulunmaması.
• Açık rızaya dayalı tek amaçta rızanın geri alınması.
• İlgili kişinin silme/yok etme talebinin haklı bulunması veya Kurul/mahkeme kararı.
• Sistem, süreç veya sözleşmenin sona ermesi nedeniyle verinin artık gerekli olmaması.

15. PERİYODİK İMHA TAKVİMİ

Şirketin periyodik imha aralığı altı aydır. Olağan periyodik imha dönemleri her yıl Haziran ve Aralık aylarının son haftasında tamamlanır. İmha yükümlülüğü doğan veri, yükümlülüğün doğduğu tarihi takip eden ilk periyodik imhada imha edilir. İlgili kişinin talebi üzerine uygulanacak süreler ve Kurul kararları saklıdır.

15.1 Altı aylık periyodik imha iş akışı

Haziran ve Aralık dönemlerinde aşağıdaki adımlar tamamlanır. İlgili kişi talebi, hukuka aykırılık veya acil risk nedeniyle daha erken imha gerekirse periyot beklenmez.

1. İmha adayı üretme — Sistem ve birimler, süresi dolan veri kümelerini başlangıç olayı ve cetvele göre listeler.
2. Kapsam doğrulama — Asıl kayıt, kopyalar, e-posta, yerel indirme, kâğıt, yedek ve tedarikçi ortamları eşleştirilir.
3. Hukuki sebep kontrolü — İş sahibi, hukuk/KVKK ve gerekirse mali işler; devam eden amaç, kanuni süre, dava, denetim ve resmî talebi kontrol eder.
4. Hukuki bekletme ayırma — Yalnız ilgili kayıtlar izole edilir; gerekçe, sahip, kapsam ve gözden geçirme tarihi kaydedilir.
5. Yöntem seçimi — Silme, yok etme veya anonimleştirme; ortam, geri getirilebilirlik, veri sınıfı ve kullanım ihtiyacına göre seçilir.
6. Onay — Birim sahibi ve kayıt ortamı sahibi listeyi onaylar; özel nitelikli/toplu veride ikinci kontrol uygulanır.
7. Uygulama — Yetkili personel veya sözleşmeli imha sağlayıcısı, kontrollü ortamda işlemi gerçekleştirir.
8. Doğrulama — Sistem sorgusu, örneklem, geri dönüş testi, ortam sayımı, hash/seri numarası veya sertifika ile sonuç kontrol edilir.
9. Kopya ve tedarikçi kapanışı — Alt işleyenler, bulut, mobil kopya ve yedek rotasyonu için teyit/plan alınır.
10. Tutanak ve kapanış — Veri kümesi, kapsam, yöntem, tarih, uygulayan, kontrol eden, istisna ve kanıt kaydedilir; açık işler sonraki tarihle izlenir.

İmha listesi, kişisel veriyi gereksiz biçimde çoğaltmayacak şekilde veri kümesi kimliği ve kapsamla tutulur. İmha edilecek dosyanın tamamı e-posta eki olarak dolaştırılmaz.

16. İMHA YÖNTEMLERİ

16.1 Silme

• Uygulama içi silme ve erişim yetkilerinin kaldırılması; verinin ilgili kullanıcılarca erişilemez/yeniden kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Veri tabanında güvenli silme komutu, kayıt anonimleştirme veya ilişkisel bağın kaldırılması; bütünlük kontrolü.
• Kâğıt arşivde ayırma/karartma yalnız kalan belgenin içeriği ve ispat değeri bozulmadan uygulanabiliyorsa kullanılır.

16.2 Yok etme

• Kâğıt, optik ortam ve kartların çapraz kesim, öğütme, yakma veya sertifikalı güvenli imha hizmetiyle geri döndürülemez biçimde yok edilmesi.
• Manyetik/elektronik ortamların güvenli üzerine yazma, kriptografik silme, fiziksel parçalama veya üretici standardına uygun geri döndürülemez yöntemle imhası.
• Bulut/hizmet sağlayıcı ortamında üretim, replikasyon, önbellek ve sözleşmede kararlaştırılan yedeklerden silme; sağlayıcıdan imha teyidi alınması.

16.3 Anonim hâle getirme

Anonimleştirme yalnız yeniden kimliklendirme riski kabul edilebilir düzeye indirildiğinde uygulanır. Doğrudan tanımlayıcıların silinmesi tek başına her zaman anonimlik sağlamaz. Veri kümesi, bağlam ve dış veriyle eşleştirme riski test edilir.

• Toplulaştırma ve istatistiksel raporlama.
• Alt/üst sınır kodlama, genelleştirme ve bölgesel gösterim.
• Maskeleme, veri değiş-tokuşu veya gürültü ekleme.
• K-anonimlik, L-çeşitlilik veya uygun istatistiksel gizlilik yöntemleri.

16.4 Yedekler, e-posta ve loglar

Yedeklerde tekil kayıt silme teknik olarak mümkün değilse veri üretim sisteminde kullanıma kapatılır; yedek rotasyonu sonunda yok olur ve geri yükleme hâlinde silme listesi yeniden uygulanır. Bu süre boyunca yedeğe erişim yalnız felaket kurtarma personeliyle sınırlıdır. E-posta arşivi ve loglar ayrı saklama kuralına tabidir; kişisel veri içeren eklerin gereksiz çoğaltılması önlenir.

16.5 Ortam bazlı yöntem seçimi

• Kâğıt ve kart — Çapraz kesim/öğütme; büyük hacimde kapalı kutu, teslim zinciri ve sertifikalı imha. Normal çöp veya yalnız yırtma yeterli değildir.
• Bilgisayar/disk/SSD — Varlık yeniden kullanılacaksa güvenli silme veya kriptografik silme; elden çıkarılacaksa veri sınıfına uygun fiziksel imha. Basit format/fabrika ayarı tek başına yeterli kabul edilmez.
• Telefon/tablet — Kurumsal hesap ve anahtarlar kaldırılır, MDM üzerinden kurumsal silme uygulanır; yeniden kullanım/elden çıkarma öncesi doğrulama yapılır.
• USB/optik ortam — Şifreli güvenli silme mümkün değilse fiziksel kırma/parçalama; seri/zimmet kaydı kapatılır.
• Uygulama/veri tabanı — Yetkili silme komutu, ilişkili tablolar/ekler/arama indeksleri ve geçici alanlar dâhil uygulanır; erişim engelleme ile fiziksel yok etme ayrımı kaydedilir.
• E-posta/mesaj — Posta kutusu, gönderilenler, taslak, çöp, arşiv ve eki taşıyan iş akışı değerlendirilir. Kişisel hesaplara aktarım yasaktır.
• Kamera — Kayıt cihazı otomatik üzerine yazma süresiyle yönetilir; olay/hukuki bekletme kopyası ayrı kayıt ve erişimle tutulur, süresi sonunda güvenli silinir.
• Bulut/SaaS — Üretim, çöp kutusu, sürüm geçmişi, replikasyon, destek kopyası ve sözleşmesel yedekler için silme/rotasyon teyidi alınır; hesap kapatma tek başına imha sayılmaz.
• Yedek — Tekil silme mümkün değilse kayıt üretimde kapatılır, silme listesi korunur ve geri yüklemede yeniden uygulanır; yedek olağan rotasyonda yok edilir.
• Anonim veri — Yeniden kimliklendirme ve dış veriyle eşleştirme riski veri sorumlusu, alıcı ve kullanım bağlamı bakımından test edilmeden 'anonim' kabul edilmez.

17. İMHA İŞLEMİNİN KAYDI

Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemleri; veri kümesi/kategori, ilgili kişi grubu, miktar veya kapsam, ortam, hukuki sebebin sona erme tarihi, yöntem, işlem tarihi, işlemi yapan/onaylayan ve doğrulama sonucu gösterilecek şekilde tutanağa bağlanır. İmha kayıtları, başka bir mevzuat daha uzun süre gerektirmedikçe işlem tarihinden itibaren en az üç yıl saklanır.

17.1 İmha doğrulama, çift kontrol ve kanıt

• İşlemi uygulayan ile onaylayan/kontrol eden mümkün olduğunca farklı kişiler olur. Aynı kişi zorunluysa bağımsız örneklem veya yönetici kontrolü uygulanır.
• Özel nitelikli veri, toplu hasta kaydı, tıbbi görüntü, kamera olay kopyası ve fiziksel disk imhasında çift kontrol zorunlu iç kuraldır.
• Kanıt; sistem raporu, ekran çıktısı yerine mümkünse makine üretimli log, silme iş emri, ortam/seri listesi, imha sertifikası ve kontrol sonucunu içerir.
• Kanıtın kendisi gereksiz kişisel veri içermez; veri kümesi kimliği, kategori, adet/hacim ve tarih yeterliyse kişi listesi eklenmez.
• Başarısız veya kısmi imha derhal olay/istisna kaydına alınır; veri erişime kapatılır, yeni hedef tarih ve sorumlu atanır.

17.2 Tedarikçi ve alt işleyen imhası

• Hizmet sözleşmesinde iade/silme seçimi, süre, yedek ve alt işleyen kapsamı, imha yöntemi, kanıt ve denetim hakkı bulunur.
• Kurumun silme talebi tedarikçinin destek biletiyle sınırlı kalmaz; tamamlanma ve alt işleyen teyitleri yazılı alınır.
• Hizmet sona ermeden veri taşınabilirliği, hukuki bekletme, hesap kapatma, anahtar iptali ve alternatif sisteme geçiş planlanır.
• Bulut hizmeti kapanışında veriyi kullanılabilir kılan şifreleme anahtarlarının tüm kopyalarının yok edilmesi ayrıca doğrulanır.
• Tedarikçi imha edemediği yedeğin kapsamını, erişim kısıtını ve nihai rotasyon tarihini bildirir; süresiz belirsiz yedek kabul edilmez.

18. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER